Gebäude & Einheiten
Grunddaten des Hauses und der Wohneinheiten – Basis für jede Verteilung.
Hier nur die physischen Einheiten (Fläche, Personen). Mieter, Vertrag und Mieterhöhung folgen im nächsten Schritt „Mieter & Vertrag".
Vermieter & Zahlungsangaben
Einmal pro Objekt – erscheinen auf der Abrechnung und im PDF.
Mietspiegel
Mietpreis-Einordnung fürs eigene Objekt: Adresse suchen, Kaltmiete eintragen – liegt die Miete unter, in oder über der marktüblichen Spanne? Datengrundlagen: Zensus 2022, Mietspiegel, Grundstücksmarktberichte.
Mieter & Vertrag
Je Einheit: Mieter, Mietzeit, Kaltmiete, NK-Vorauszahlung, Stellplätze und Mieterhöhung (Index/Staffel).
Vorauszahlungen (Soll)
Monatliches Soll je Mieter: Grundmiete und Stellplätze stammen aus dem Vertrag, die NK-Vorauszahlung (Nebenkosten) erfasst du hier. Am Ende mit dem Anteil saldiert.
Grundmiete, Anzahl Stellplätze und Stellplatzpreis stammen aus dem Reiter „Mieter & Vertrag". Gesamt = Grundmiete + Anzahl × Stellplatz + Nebenkosten (monatlich).
Kosten erfassen
Umlagefähige Betriebskosten und die Heizkostensumme vom Messdienst.
| Kostenart | Betrag | Verteilerschlüssel | Status |
|---|
Der Verteilerschlüssel wird je Kostenart vorgeschlagen und ist überschreibbar (↺). Ein ! markiert typische nicht umlagefähige Positionen (Verwaltung, Instandhaltung/Reparatur, Rücklagen, Kabel-TV) – als Hinweis, nicht abschließend; im Zweifel selbst prüfen. Markierte Positionen werden weiterhin verteilt.
Steuer & Belege
Nicht umlagefähige, aber steuerrelevante Ausgaben und der Beleg-Nachweis für alle Positionen – für deine Steuererklärung.
Sonstige Ausgaben (nicht umlagefähig, aber steuerrelevant)
Investitionen und andere Ausgaben, die nicht auf die Mieter umgelegt werden (z. B. eine neue Wärmepumpe), aber für deine Steuererklärung dokumentiert sein sollten. Diese Positionen fließen nicht in die Nebenkostenabrechnung ein.
| Bezeichnung | Betrag | Dienstleister | Belegdatum | Jahr | Beleg |
|---|
Das Zurechnungsjahr wird aus dem Belegdatum vorgeschlagen, ist aber frei änderbar – bei Rechnungen nahe dem Jahreswechsel (z. B. einer Schlussrechnung im Folgejahr) bitte mit dem Steuerberater abstimmen, welchem Jahr die Ausgabe zuzurechnen ist.
Beleg-Übersicht
Kostenarten werden im Reiter „Kosten" gepflegt – hier siehst du den Gesamtstand über beide Reiter hinweg. Klick auf eine Kostenart springt dorthin.
Heizung
Heizkosten aus Verbrauch und Preis erfassen – das Ergebnis wird wie eine Kostenposition verteilt.
CO2-Kostenaufteilung (CO2KostAufG)
Gilt seit 2023 für fossile Heizung. Der Vermieteranteil ergibt sich automatisch aus dem spezifischen CO2-Ausstoß (kg/m²·a) des Gebäudes; gewerbliche Mietverhältnisse: pauschal 50/50.
Nebenkosten-Saldo
Verteilung aller Kosten auf die Einheiten und Saldierung mit den Vorauszahlungen.
| Mieter | Anteil | − | Vorauszahlung | = | Saldo | Empfohlene NK/Monat |
|---|
Nebenkosten je m² (Marktvergleich)
Fertige Abrechnung
Die formell korrekte Abrechnung je Mieter – druck- und versandfertig.
- Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
- Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
- Berechnung des Mieteranteils
- Saldierung mit den geleisteten Vorauszahlungen
- Zahlungsmodalitäten: Frist, Bankverbindung, Verwendungszweck
Zahlungseingänge (Ist)
Monatliche Soll-Mieten je Mietverhältnis abhaken und mit dem Kontoauszug abgleichen.
Falls aktuelle Monate des laufenden Jahres nicht angezeigt werden, prüfe unter „Mieter & Vertrag", ob das Mietverhältnis auf „läuft" steht.
Termine & Wartung
Wiederkehrende Wartungen (Rauchmelder, Feuerlöscher, Heizung) und eigene Fristen – gebündelt mit den anstehenden Mieterhöhungen aus „Mieter & Vertrag". Ampel zeigt, was dringlich ist; per Kalender-Export (.ics) ins eigene Kalenderprogramm übernehmen (Erinnerung inklusive).